Využívání vozidel v rámci plnění pracovních úkolů může mít dvě základní formy odvíjející se od vlastníka daného automobilu – používání firemního vozu nebo soukromého vozu se souhlasem zaměstnavatele. V případě, že ke služebním účelům, tedy k plnění pracovních úkolů, které vyžadují také přesun pomocí automobilu, využíváte firemního vozu, veškerou zodpovědnost za případné škody nese zaměstnavatel jako vlastník. S využíváním soukromého vozu pro služební účely je situace o něco složitější a je potřeba si tuto možnost velmi dobře promyslet, protože se na něj vážou specifické podmínky, které mohou ztížit návratnost nákladů vynaložených na plnění pracovních úkolů.
Podmínky používání soukromého automobilu pro služební účely
Soukromý automobil je majetkem soukromé osoby, která má zákonnou povinnost k němu sjednávat povinné ručení. S automobilem může vlastník nakládat dle vlastních potřeb a využívat jej neomezeně. V případě, že se rozhodne automobil využívat také ke služebním účelům, má obvykle nárok na proplacení nákladů jízdy (pohonných hmot). Základní podmínky pro používání vlastního vozu jako služebního jsou dány legislativou a vyplývají z dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Ze zákona je silniční daň za automobil povinen platit zaměstnavatel.
Souhlas s užíváním soukromého vozidla pro služební účely
Abyste mohli svůj soukromý vůz používat také na služební cesty, je potřeba primárně získat souhlas zaměstnavatele. Tímto souhlasem se zaměstnavatel zavazuje k náhradě nákladů spojených s provozem vozidla při plnění pracovních úkolů (náhradu pohonných hmot standardně přepočtených na kilometry ujeté trasy), a také přebírá odpovědnost za případnou škodu na vozidle, pokud k ní dojde v rámci služební cesty.
Smluvní ujednání odpovědnosti
Míru zodpovědnosti je pak nutné definovat smluvně, standardně se zaměstnavatel zavazuje hradit škody způsobené na vozidle jinou osobou (pokud například dojde k dopravní nehodě, kterou nezaviní majitel vozu – zaměstnanec – jež je obvykle pokrytá z povinného ručení automobilu, který nehodu zavinil). Používání soukromého vozidla pro služební účely může být pro zaměstnavatele výhodné zejména proto, že v podstatě nemusí řešit všechny platby spojené s provozem vozidla.
Vymezení odpovědnosti je pak důležitým krokem v daném procesu, který zajistí, že v případě jakýchkoliv problémů je definován postup, který povede k náhradě škody odpovídajícím způsobem. Zaměstnavatel se obvykle nezavazuje hradit veškeré škody způsobené na vozidle během služební cesty, pokud není znám jejich původce. Proto také velmi často požaduje, aby měl zaměstnanec při užívání uzavřeno havarijní pojištění. Na havarijní pojištění je pak možné od zaměstnavatele dostávat příplatek.
Pro používání soukromého vozidla pro cestování v rámci plnění pracovních povinností můžete získat generální souhlas (vozidlo budete využívat standardně pro všechny služební cesty), nebo jednorázový souhlas (jedná se o výjimečný případ). Vezmete-li si však soukromé vozidlo na služební cestu bez souhlasu zaměstnavatele, nebo pokud vám výslovně doporučí jiný typ dopravního prostředku, nemá povinnost vám jízdné ani škody na automobilu nahradit ani v případě, že k nim dojde během plnění pracovního úkolu.
Soukromý automobil se pro služební účely využívá v rámci těchto tří činností:
- výkon pracovních povinností, které jsou stanoveny pracovní smlouvou a souvisejícími předpisy
- výkon činností nařízených zaměstnavatelem, které nejsou přímo uvedeny v pracovní smlouvě
- výkon činností, za jejichž účelem byla naplánována služební cesta (např. školení)
Pokud zaměstnanec vyrazí na služební cestu soukromým automobilem se souhlasem zaměstnavatele a dojde k jeho poškození, nezodpovídá za tuto škodu v případě, že se prokáže, že byl automobil použit k jiným účelům, než bylo nařízeno (vyřizování soukromých záležitostí v rámci výkonu pracovní činnosti) nebo se prokáže úmysl zaměstnance spojený s poškozením automobilu jinou osobou.
Pojištění soukromého automobilu
Motorová vozidla různých typů jsou pojišťována dvěma základními pojišťovacími produkty – povinným ručením a havarijním pojištěním, které mohou být buď v rámci jednoho baličku nebo separátně doplněny různými typy připojištění vztaženými například pouze na některé části vozu, či osoby a převážený majetek. Povinné ručení je požadováno zákonem a uzavírá se při registraci vozidla jako pojištění škody způsobené motorovým vozidlem na cizím majetku.
Účelem tohoto pojištění je zajistit, že v případě zavinění dopravní nehody nebo újmy na majetku způsobenými užíváním automobilu, budou poškozeným náklady spojené s opravou či uvedením do původního stavu náklady náležitě kompenzovány. Dobrovolným typem je pak havarijní pojištění, které pokrývá škody na vlastním automobilu, které nebylo zaviněno provozem jiného motorového vozidla.
Havarijní pojištění soukromého a firemního vozidla
Havarijní pojištění kryje specifické typy pojistných událostí zahrnující především škody způsobené na vozidle při zaviněné nehodě nebo neznámým původcem – jedná se především o střet s divokou zvěří, živelné pohromy nebo vandalismus. Tyto události bývají dle typu, balíčku a poskytovatele dále rozšířeny také o pojištění krádeže (odcizení automobilu) či poškození hlodavci a obvykle jsou v jeho rámci poskytovány také asistenční služby. Celý balíček pojištění pak může obsahovat navíc další pojištění a připojištění, které pokrývají například výměnu čelního skla, pneumatik, či úrazové pojištění spolujezdců.
Rozdíly mezi soukromým a firemním vozidlem spočívají především ve výši pojistného. Při uzavírání havarijního pojištění hraje totiž roli kromě typu, parametrů a stáří vozidla, či předpokládaných zkušeností řidiče, také vytíženost v rámci provozu. Pojištění soukromých motorových vozů je obvykle celkově levnější, jelikož je pravděpodobné nižší využití a menší rizikovost – např. pokud je automobil užíván k převozu materiálu, k dlouhým služebním cestám nebo přímo pro potřeby autoškoly, je jeho havarijní pojištění kvůli riziku poškození v provozu podstatně vyšší.
Jak vybrat vhodné havarijní pojištění pro soukromý automobil, u nějž se předpokládá služební využití
Vozidla, jež jsou v soukromém vlastnictví zaměstnance a na základě souhlasu zaměstnavatele se budou využívat také ke služebním účelům, se vyznačují vyšší průměrnou zátěží provozu. Rizika spojená s častějším pohybem v dopravní infrastruktuře a také parkováním mimo známou oblast (např. v lokalitě místa firmy klienta) vedou zaměstnavatele často k podmínění udělení souhlasu požadavkem na havarijní pojištění, které pokryje nejen škody, které nezaviní známý původce, či takové, jež zaviní zaměstnanec sám.
Pokud zaměstnanec způsobí dopravní nehodu, při níž dojde k poškození jeho soukromého vozu, může si v rámci obecně platné odpovědnosti zaměstnavatele za škodu nárokovat neadekvátní náhradu či se stát pro další potřeby plnění pracovních úkolů imobilní. Zaměstnavatelé tak preferují uzavření havarijního pojištění, které sami, jako osoby (fyzické nebo právnické) na daný automobil uzavřít nemohou, protože jej nevlastní. Většina zaměstnavatelů je ochotná na havarijní pojištění, které se vztahuje nejen ke služebním cestám, ale i pna využívání automobilu pro soukromé účely, přispívat, čímž je v podstatě daná situace pro obě strany značně výhodná.
Co vyřídit před sjednáním havarijního pojištění
Pokud si budete havarijní pojištění pro svůj vůz platit sami (děje se tak především v případech, kdy je pro služební cesty využíván jen velmi sporadicky), můžete si vybrat jakýkoliv typ havarijního pojištění, které bude vyhovovat vašim potřebám. V současné době je nabídka trhu velmi variabilní a svůj vůz si můžete pojistit na různé události a za výhodných podmínek – ke srovnání jednotlivých produktů lze využít porovnávacích platforem (např. epojisteni.cz).
Pro sporadické užívání soukromého automobilu pro služební účely je vhodný individuální souhlas, který si vyžádáte při každé služební jízdě. Plánuje-li vám zaměstnavatel na havarijní pojištění přispívat nebo jej platit (týká se především případů, kdy je soukromý automobil využíván ke služebním účelům pravidelně), je optimální si před uzavřením smlouvy o havarijním pojištění domluvit podmínky užívání a výši příspěvku. K tomuto účelu byste si měli sestavit přehled možností a předpokládané výše pojistného havarijního pojištění, které budete platit při předpokládané zvýšené zátěži vozidla.
Sjednání havarijního pojištění u soukromých vozidel používaných také pro služební účely
Smlouvu o havarijním pojištění sjednává vlastník automobilu (tedy zaměstnanec) samostatně, a to buď prostřednictvím online formulářů, nebo přímo na pobočce. Skutečnost, že automobil bude užíván pro služební účely, se zohledňuje právě v provozní zátěži vozidla, která zvyšuje celkovou výši pojistného. Výhodou soukromého automobilu je skutečnost, že do plateb vstupují výhody schopností řidiče samostatně, které mohou být oceněny bonusem za beznehodovost. Havarijní pojištění si sjednejte do výše a dle vašich potřeb, o případném podílu plateb se můžete se zaměstnavatelem domluvit dodatečně a vytvořit dodatek ke smlouvě.